Arhivare Electronică

Prin scanarea, indexarea și arhivarea electronică se pot obține următoarele beneficii:

1. Scanarea, indexarea și structurarea tuturor documentelor din arhivă fizică într-o arhivă electronică care nu se deteriorează în timp datorită consultării sau a altor condiții obiective de mediu de păstrare;
2. Indexarea și structurarea tuturor documentelor din arhivă electronică conduce la regăsirea oricărui document într-un timp extrem de scurt, chiar dacă informația de regăsire este incompletă sau vagă;
3. Arhivarea electronică a tuturor documentelor într-o arhivă electronică se poate face în așa fel încât:

• Regăsirea oricărui document să se facă extrem de rapid și de ușor;
• Accesul la arhivă electronică se poate face din orice locație căreia i se acordă acest drept, instantaneu, fără restricții de spațiu, timp, ora, zi de lucru sau zi liberă;

• Fiecare tip de document să poată avea propriile informații atașate, pe baza cărora să se poată face și regăsirea lor;
• Informațiile din documentele scanate să poată fi regăsite și prin căutarea în interiorul paginilor documentului;
• Manipularea documentelor să se facă în mod controlat, pe baza unor drepturi de acces;
• Orice activitate din sistemul de arhivă electronică va fi memorată și va fi disponibilă pentru control;
• Pot există fluxuri de lucru pentru documente. Fiecare persoană va primi documente pe flux și va lucra pe documente care apoi vor fi transportate de sistem mai departe pe flux (inclusiv operații de analiză, aprobare, verificare);
• Documentele vor putea fi rapid identificate pe diferitele fluxuri de lucru și vor putea fi urmărite eficient;
• Personalul va primi alerte în legătură cu documentele pe care le gestionează relative la termene, dată de expirare, etc.;
• Monitorizarea permanentă a fluxurilor de lucru să fie asigurată;